Die Eigenschaft als ZUGFeRD-Rechnung erkennen Sie beim Öffnen einer passenden PDF-Datei daran, dass Sie in einem beliebigen PDF-Programm den Bereich für die „Anlagen“ einblenden. Im nachfolgenden Screenshot ist das beispielhaft für den Adobe Reader gezeigt: Die „factur-x.xml“ enthält die strukturierten Rechnungsinformationen.

Die elektronische Rechnung (eRechnung) kommt ab 2025! Bei Rechnungen von Unternehmern an andere Unternehmer (B2B-Rechnungen) wird die elektronische Rechnung (eRechnung) zukünftig zur Pflicht. Der Bundesrat hat dieser Neuregelung durch das Wachstumschancengesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Der Hintergrund: VIDA Die Europäische Kommission hat in den letzten Jahren eine Reihe von Maßnahmen vorgeschlagen, mit denen das Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert werden soll. Um den Mehrwertsteuerbetrug (der allein für Deutschland in Jahr 2020 geschätzte 11 Mrd. Euro betrug) einzudämmen, setzt man auf bedeutend mehr Digitalisierung und vor allem viel kurzfristigere und detailliertere Meldungen an die Finanzbehörden. Die geänderten Meldepflichten sind gerade noch in Abstimmung und werden voraussichtlich in einigen Jahren in Kraft treten. Deutschland führt nun in Vorbereitung darauf national ab 2025 die e-Rechungspflicht ein. Ob und welche Auswirkungen die neuen Regelungen auf Sie und Ihr Unternehmen haben, beleuchten die nachfolgenden Hinweise. Was ist eine eRechnung? Eine eRechnung ist eine Rechnungsdatei, die alle relevanten Informationen wie Aussteller, Empfänger, Datumsangaben, Rechnungspositionen etc. in strukturierter Form, also als maschinell auslesbaren Datensatz enthält. Dieser Kerninhalt ist per Definition immer als sogenannte xml-Datei gespeichert. Für verarbeitende Systeme ist das aufgrund der klaren Struktur von Vorteil. Der Nachteil für den Menschen: Eine Rechnung rein im xml-Format („X-Rechnung“ genannt) lässt sich im Allgemeinen nicht wie üblich lesen, es braucht dazu Hilfsprogramme, sogenannte Viewer. Um die strukturierten Daten als xml und gleichzeitig eine gute Handhabbarkeit für die Nutzer anbieten zu können, hat man sich unter einer Vielzahl von Softwareherstellern in Deutschland auf das ZUGFeRD-Format (ohne „p“) geeinigt: Eine ZUGFeRD- Rechnung besteht aus einer PDF-Datei für einfache Lesbarkeit, die als Anlage für auslesende Systeme die xml-Daten enthält. Diese Rechnungen können wie gewohnt per Mail oder anderen Methoden untereinander ausgetauscht werden. Sowohl die reine X-Rechnung als auch eine ZUGFeRD-Rechnung (ab Version 2.1) entsprechen dem neuen Standard, reine PDF-Dateien dagegen nicht. Ein Beispiel für jeweils eine ZUGFeRD-Rechnung und eine reine XRechnung finden Sie hier:

Ab wann und von wem müssen eRechnungen ausgestellt werden? Im Wesentlichen von deutschen Unternehmen, die Leistungen an andere deutsche Unternehmen erbringen. Auch, wenn im Wege der Gutschriftserstellung abgerechnet wird, muss eine eRechnung erstellt werden. Ausnahmen gibt es für bestimmte steuerfreie Umsätze wie Bankdienstleistungen oder beispielweise medizinische Leistungen sowie für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto. Bis einschließlich des Jahres 2026 dürfen noch Papierrechnungen und - bei Zustimmung des Kunden - auch digitale Rechnungen in althergebrachter Form („schlichtes“ PDF) verwendet werden. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800 TEUR dürfen diese Übergangsregelung noch ein Jahr länger, also bis einschließlich 2027, nutzen. Bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen wie zum Beispiel Miete oder Leasing wird bis jetzt häufig der Vertrag, mit allen benötigten Angaben, als (Dauer- )Rechnung genutzt. Die eRechnungspflicht gilt auch für solche Dauerrechnungen, sodass diese zukünftig separat übermittelt werden müssen. Wichtig ist dies vor allem für den Empfänger, um sich auch künftig den Vorsteuerabzug zu sichern. Auch für bestehende Verträge, muss ab dem Auslaufen der jeweiligen Übergangsfrist, also frühestens mit Beginn 2027 eine neue Dauerrechnung im eRechnungsformat vorliegen. Tatsächlich haben viele Hersteller von Rechnungsschreibungssystemen das neue Format (meist als ZUGFeRD) schon implementiert oder sind gerade dabei. Sie können Ihre eigenen Rechnungen recht einfach auf den Standard prüfen, indem Sie die PDF öffnen und auf Anlagen hin prüfen, um die xml-Daten zu finden. DATEV Auftragswesen next kann eRechnungen bereits erstellen und beispielsweise auch per Leitweg-ID an öffentliche Kunden zustellen . Was ist mit dem Empfang, welche Vorbereitungen müssen getroffen werden? Vorab als Information für unsere mittlerweile große Mehrheit der DATEV-Unternehmen-online-Nutzer: Keine! Es ist alles schon bereit, Sie merken im laufenden Prozess gar nichts von der Umstellung, außer dass noch weniger Rechnungen als Papier kommen und die Auslesequalität noch weiter zunimmt. Für alle anderen: Ab 2025 müssen Sie zumindest eine Eingangs- und Speichermöglichkeit für eRechnungen vorhalten. Das ist im Minimalausbau eine E-Mail-Adresse. Mit dem oben angesprochenen X-Rechnungsformat, also einer reinen xml-Datei,